Identyfikacja obszarów i analiza ryzyka w planie audytu WUP w Olsztynie
Z chwilą wejścia Polski do Unii Europejskiej przystąpiono do wdrażania i realizacji wielu Programów Operacyjnych na lata 2004 - 2006. Z punktu widzenia rynku pracy Wojewódzkie Urzędy Pracy były odpowiedzialne za wdrażanie Działań 1.2 i 1.3 Priorytetu I Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwoju Zasobów Ludzkich (SPO RZL) oraz Działań 2.1; 2.3 i 2.4 Priorytetu II Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPO RR). Wszystkie te Działania były współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego.
Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie na podstawie Umów Finansowania Działań w SPO RZL (Nr SPO RZL/1.2/WM/1.04 i SPO RZL/1.3/WM/1/04 z 27.04 2004 r.) oraz ZPO RR (Nr Z/2.28/II/2.1/WUP/U/1/04; Nr Z/2.28/II/2.3/WUP/U/1/04 i Nr Z/2.28/II/2.4/WUP/U/1/04 z 29.09 2004 r.) został zobowiązany do opracowania planu audytu w urzędzie.
Opracowanie pierwszego planu audytu wewnętrznego na 2005 r. poprzedzono zidentyfikowaniem obszarów ryzyka oraz przeprowadzeniem, na podstawie wybranej metody, analizy ryzyka Urzędu.
Podstawą do zidentyfikowania obszarów ryzyka był Statut i Regulamin Organizacyjny Urzędu oraz wywiady przeprowadzone z kierownictwem i pracownikami Urzędu. W ten sposób zostało wyodrębnionych 67 obszarów ryzyka przyporządkowanych do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu.
Wyodrębnione obszary ryzyka poddano analizie zgodnie z & 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. z 2002 r. Nr 11, poz. 973).
Ponadto przyjęto założenie, że zakres przedmiotowy każdego zadania audytowego realizowanego w 2005 r. każdorazowo będzie obejmował:
Zgodność z prawem,
Wydatki,
Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej,
dla każdej komórki organizacyjnej WUP w Olsztynie.
Analizę zadań audytowych przeprowadzono stosując matrycę oceny ryzyka wyznaczającą priorytety poszczególnych zadań za pomocą czterostopniowej skali (niski – średni – wysoki – najwyższy) stosując punktację odpowiednio od 1 do 4.
W przyjętym modelu matrycy ryzyka analiza została oparta o następujące czynniki:
Materialność (istotność) – waga 0,25
Wrażliwość – waga 0,15
Kontrola wewnętrzna – waga 0,25
Stabilność – waga 0,15
Złożoność – waga 0,20
Wyodrębnione obszary ryzyka ocenili audytorzy i dyrekcja Urzędu, a wspólną ocenę ustalono na podstawie następującego algorytmu:
wspólna ocena audytorów i dyrekcji = 60% średniej oceny audytorów + 40% średniej oceny dyrekcji.
Tak przeprowadzona analiza ryzyka przedstawia się w sposób następujący:
Po znormalizowaniu oceny ryzyka dla każdego zadania audytowego został wyznaczony ostateczny priorytet audytu wg przyjętej skali:
Najwyższy – ocena ryzyka powyżej 3,5
Wysoki – ocena ryzyka przedziale 3-3,5
Średni – ocena ryzyka w przedziale 2,5-3
Niski – ocena ryzyka poniżej 2,5
Zastosowana metoda analizy ryzyka pozwoliła wyodrębnić:
8 zadań o najwyższym priorytecie audytu,
16 zadań o wysokim priorytecie audytu,
19 zadań o średnim priorytecie audytu,
24 zadania o niskim priorytecie audytu.
Z przeprowadzonej analizy ryzyka wynika, że obszarami o najwyższym poziomie ryzyka, a zatem wymagające szczególnej uwagi i zaangażowania wielu pracowników Urzędu, są zadania związane z wdrażaniem i realizacją SPO RZL oraz ZPO RR.
W planie audytu na 2006 r. zastosowano podobną procedurę analizy ryzyka jak na 2005 r. zmieniając jedynie formułę algorytmu dotyczącą ustalenia oceny końcowej przeprowadzonej przez audytora i dyrekcję oraz wprowadzono % przedziały oceny ryzyka:
Priorytet najwyższy – ocena ryzyka w przedziale 80% - 100%,
Priorytet wysoki – ocena ryzyka w przedziale 60% - 80%,
Priorytet średni – ocena ryzyka w przedziale 40% - 60%,
Priorytet niski – ocena ryzyka w przedziale 0% - 40%
W planie audytu na 2006 rok wyodrębniono 87 obszarów ryzyka wymagających przeprowadzenia czynności audytowych i wyodrębniono:
10 zadań o najwyższym priorytecie audytu,
44 zadania o wysokim priorytecie audytu,
27 zadań o średnim priorytecie audytu,
2 zadania o niskim priorytecie audytu.
Zadania audytowe o najwyższym priorytecie związane były z obsługą Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) i dotyczyły przede wszystkim: rozliczania (w tym płatności) wniosków beneficjentów o płatność; kontroli realizacji projektów; monitorowania rezultatów realizowanych projektów oraz realizowanie płatności zapewniające przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych.
W planie audytu na 2007 r., stosując procedurę jak wyżej, uwzględniając dotychczasowe doświadczenia z realizacji audytu wewnętrznego oraz zakres i złożoność realizowanych zadań, zmieniono kategorie ryzyk i ich wagi oraz przeprowadzono końcową ocenę ryzyka poszczególnych zadań audytowych wg trzystopniowej skali.
Przyjęte kategorie ryzyk to:
Istotność (materialność) – waga 0,20
Jakość zarządzania – waga 0,15
Kontrola wewnętrzna – 0,25
Wpływ czynników zewnętrznych – 0,20
Operacyjne – 0,20
Zgodnie z końcową oceną ryzyka poszczególnych zadań audytowych, których wyodrębniono 38, został przydzielony im odpowiedni priorytet audytu wg trzystopniowej skali:
Priorytet wysoki – ocena ryzyka w przedziale 80,001% - 100%
Priorytet średni – ocena ryzyka w przedziale 60,001% - 80,00%
Priorytet niski – ocena ryzyka w przedziale 0% - 60,00%
Na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka wyodrębniono:
10 zadań o wysokim priorytecie audytu,
20 zadań o średnim priorytecie audytu,
8 zadań niskim priorytecie audytu.
Tak jak poprzednio zadania audytowe o wysokim poziomie ryzyka dotyczyły obsługi EFS oraz zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa ochrony danych osobowych w systemie komputerowym i realizacji zadań z obszaru koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego państw UE.
Rok 2008 będzie szczególne trudny dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Olsztynie ponieważ będą musiały być rozliczone i zamknięte dotychczas realizowane projekty w ramach SPO RZL i ZPO RR oraz wdrożony do realizacji Program Operacyjny Kapitał Ludzki.
W nowej perspektywie finansowej na lat 2007 – 2013, przy wdrażaniu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie będzie pełnił rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia (IP 2). Na podstawie porozumienia WUP w Olsztynie z Departamentem Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego, pełniącego rolę Instytucji Pośredniczącej I stopnia (IP 1), WUP w Olsztynie jest odpowiedzialny za wdrażanie Priorytetu VI – Rynek pracy otwarty dla wszystkich (wszystkie działania) oraz w Priorytecie VIII – Regionalne kadry gospodarki, Działania 8.1 – Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie.
Łączna wielkość środków, którymi zarządzał będzie WUP w Olsztynie w całym okresie programowania wynosi około 593 miliony zł.
Wdrażanie PO KL związane jest z przestrzeganiem wielu zasad, procedur i norm, które wynikają z wielu aktów prawnych.
Do najważniejszych obowiązujących dokumentów dotyczących wdrażania PO K L zaliczamy:
Akty prawne Unii Europejskiej:
Rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady a dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Rozporządzenie w języku polskim)
Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Rozporządzenie w języku polskim)
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Rozporządzenie w języku polskim)
Polskie akty prawne dotyczące okresu programowania 2007-2013:
Ustawa z 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U.06. nr 227, poz. 1658).
Wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego:
Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (25 luty 2008)
Wytyczne w zakresie wyboru projektów w trybie konkursowym
Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych
Wytyczne w zakresie informacji i promocji
Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL
Wytyczne w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL
Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Instrukcja wypełnienia wniosku
Biorąc pod uwagę wyżej opisane uwarunkowania opracowano plan audytu na 2008 r. wykorzystując wypracowane wcześniej procedury. W ramach zidentyfikowanych 8 obszarów audytu wyodrębniono 47 zadań audytowych wymagających przeprowadzenia czynności audytowych. Na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka wyodrębniono:
11 zadań o wysokim priorytecie audytu,
28 zadań o średnim priorytecie audytu,
8 zadań o niskim priorytecie audytu.
Z 11 zadań audytowych o wysokim priorytecie audytu 6 dotyczy zagadnień dotyczących PO KL co świadczy o wysokiej złożoności spraw związanej z jego wdrażaniem. Natomiast wśród 8 zadań o niskim priorytecie audytu znalazły się takie, które dotyczą informacji i poradnictwa zawodowego; służby zastępczej; obsługi kasowej i prowadzenia obsługi administracyjnej spraw transportowych.
komentarze
Copyright © 2008-2010 EPrace oraz autorzy prac.